קורס מאמנים אישיים, לימודי קואצ'ינג המלצות, מדעי התנהגות, מהו אימון אישי, סדנאות ייעוץ אישי
לדף הספרים לדף תוכן העניינים

העצמה אישית בפעולה

16. קביעת קדימויות

אף אחד אינו יכול להספיק לעשות בחייו את כל מה שהוא רוצה לעשות. ידרשו מאות תקופות חיים כדי לממש את כל מה שאנו מסוגלים לממש. אבל אנו תמיד יכולים להספיק לעשות את הדברים החשובים. איך? על ידי התמקדות, כלומר קביעת קדימויות.

לו הנצח היה עומד לרשותנו, לא היינו מוכרחים לקבוע יעדים, לתכנן בקפידה ולבחור כיוונים. היינו מבזבזים את זמננו ועדיין מצליחים להשיג משהו, גם אם במקרה. אולם, הזמן שולט בחיינו. צריך לחשוב באופן מפוכח: השעון מתקתק כל העת. אין פסק זמן. אין הארכות. לפיכך, גורם חשוב בהשגת הצלחה הוא הבחירה אלו דרכים יובילו אותנו בסופו של דבר בכיוון שבו אנו רוצים ללכת.

במלים אחרות, עלינו ללמוד כיצד לגלות קדימויות ולקבוע אותן.

מערכת הקדימויות שבמוחך

אתה ודאי מכיר אנשים הרדופים בכל פרט קטן בעבודה עד שלעולם אינם משיגים משהו חשוב. כמה מעמיתיך דעתם מוסחת כל העת בגלל הפרעה קטנה זו או אחרת? האם הכרת 'בוסים' ו'כפיפים' הנגועים בתזזית תמידית ו"יורים לכל הכיוונים?", רבים מאיתנו נוהגים כך.

אנשים אלו אינם מבינים כי המוח אינו מסוגל לטפל בשני דברים בו זמנית. על ידי התמקדות בדברים המסיחים את דעתם, הם מסתירים מעצמם את הקדימויות החשובות.

אחד התפקודים החיוניים של המחשבה הוא לסנן הסחות דעת בלתי-רצויות. לאחר שהחלטת באופן מודע כי יעד מסוים, מחשבה, משימה, קול, פעולה או תחושה הם בגדר קדימות לגביך, מערכת העצבים המרכזית שלך משתנה באופן אוטומטי. לאחר מכן היא נכנסת לפעולה כשהיא מסננת הסחות דעת בלתי חשובות ומעבירה מידע החשוב להשגת היעד הנבחר.

כדי להדגים את תפקוד מערכת הקדימויות של המוח דמיין לעצמך כי עברת לעבוד ממושב קטן בדרום לתל אביב. משרדך נמצא במרכז תל אביב משקיף על רחוב סואן. זמן קצר לאחר שהגעת למשרד בתחילת השבוע, אתה משוכנע כי לא תוכל לעולם לבצע שם עבודה. מוחך טעון בגירויים חדשים: רעש של אוטובוסים ומכוניות עוברות, צפירות מכוניות, רעש רב של הרחוב. בסוף היום יש לך כאב ראש נורא ואתה מצטער שעזבת את השקט והשלווה של הכפר. אולם, בתוך מספר שבועות מתרחש שינוי מלהיב. אתה מסוגל להתרכז בעבודתך. אתה ממשיך בשיחה על אף שברקע מהדהד צופר של מכונית כיבוי אש.

לאחר מכן שולחים אותך לשלוחה של החברה השוכנת ברחוב שקט ומבודד. בשבתך ליד שולחן הישיבות, אתה מעוצבן מהשקט. אתה מסוגל לשמוע כיצד העיפרון שורט בנייר, כיצד גופות נעים, אנשים משתעלים ומכחכים בגרונם. השקט משגע אותך.

תכונה חשובה של המוח היא שאתה יכול לתכנתו במודע כך שיתכונן לעבוד בקצב של קדימויות. הדבר מסביר מדוע ישנם אנשים המסוגלים לסנן הסחות דעת בלתי-חשובות, בעוד אחרים נסחפים אחריהן.

עליך להחליט באופן מודע, מדי יום, מה חשוב לך להשיג לצורך השגת יעדיך. מערכת העצבים המרכזית שלך שתגיב למחשבותיך תתחיל לקבוע קדימויות לגבי הגירויים שיגיעו למוחך. התמקד בכיוון שאליו ברצונך להגיע. המוח שלך כבר יציית להוראות.

קדימויות לעומת נטיה להשהות ולדחות דברים

הצלחה ונטיה לדחות דברים הם שני ניגודים.

אנו יודעים שזה נכון. כל אחד יודע שאין "לדחות למחר מה שניתן לעשות היום", אך עדיין מרביתנו נוהגים בדיוק להיפך וחיים על פי סיסמת הדחייה: "לעולם אל תעשה היום מה שאתה יכול לדחות למחר".

אלה שנוהגים לדחות ולהשהות דברים משלמים מחיר יקר. חוק הסיבה והמסובב פועל כל העת. אנשים הדוחים למחר חיים בחרדה תמידית. בדרך כלל הם חשים עייפות. המשימה שלא הושלמה 'מנדנדת' להם. "אני יודע שאני חייב לעשות זאת, אני באמת רוצה לעשות זאת, אולם, טוב, אולי אעשה זאת מאוחר יותר". דחייה אינה חוסכת זמן או אנרגיה; היא מתישה אותך. זו תחושה של חוסר אונים ואי-נוחות.

כאשר אתה דוחה - אושר, הצלחה, מצוינות - לזמן בלתי מוגדר בעתיד, אתה נוטע בתוכך רגשות שליליים, ספק עצמי ואשלייה עצמית.

דחייה היא התנהגות של הרס עצמי. כמוה כהתמכרות למשקאות חריפים, לסמים או לעישון בשרשרת. איש לא עושה זאת כדי לחוש ברוגע, אלא כדי להשתחרר באופן זמני מחששות פנימיים עמוקים.

מהם אחדים מהחששות החזקים ביותר של מי שמשהה ודוחה?

1. פחד מפני כישלון. "אני באמת רוצה לעשות זאת, אך אני חושש שמא לא אצליח. לכן, אם אומר לעצמי שאעשה זאת מתי שהוא בעתיד, לא אצטרך להתייצב כעת בפני כישלון. אני מסוגל לשכנע את עצמי שאהיה הצלחה, אך אינני מוכן לה עדיין".

2. חשש מפני חוסר שלמות. "אני רוצה לעשות זאת באופן טוב במיוחד, אולם, אני חושש שזה לא יהיה מושלם. לכן, אם אדחה זאת עד לרגע האחרון, אוכל להצדיק עבודה מזורזת ובלתי מושלמת. אוכל להשתמש בתירוץ שזה הדבר הטוב ביותר שאוכל לעשות בזמן כה קצר".

3. חשש מפני נחיתות. "אני רוצה להיות הטוב ביותר, להיות טוב מכל היתר, אולם אני חושש שאינני טוב מספיק. לכן, אם לעולם לא אעשה דבר, אוכל למתוח ביקורת על אחרים שמנסים. אני יכול לומר לעצמי (ולכל אחד אחר) כי לו היה עלי לעשות ככה וככה, הייתי עושה זאת הרבה יותר טוב".

האם קיימת בך נטייה להשהות ולדחות דברים? לפניך 12 סימני אזהרה:

- הימנעות ממצבים קשים בעבודה, בתקווה שהם ישתנו אם תחכה מספיק זמן.

- דחיית עבודות שגרתיות או משימות פחותות ערך, כגון תגובה למכתבים, סידור תיקים, ארגון שולחן העבודה שלך.

- להישאר באותה עבודה או משרה זמן רב אחרי שהפסיקה להוות אתגר.

- לחשוש ממעבר לעיר אחרת. חשש משינוי או סיכון מכל סוג שהוא.

- נטייה תכופה לחלות או לסבול מתאונות קלות, כשאתה ניצב מול משימה קשה או בלתי- נעימה.

- דחיית משהו או עשיית דבר מה בצורה כה גרועה עד שבסופו של דבר מישהו אחר עושה זאת.

- הימנעות מעימות עם אחרים כאשר יש לך תלונה מוצדקת או אתה מגן על עניין צודק.

- להאשים כוחות חיצוניים בחוסר הצלחה ואושר הפוקדים אותך.

- גישה שלילית וביקורת כדי להתחמק מעשיית דברים.

- סירוב לעבור בדיקה רפואית כאשר אתה חושד שמשהו אינו כשורה. דחיית ייעוץ מקצועי שנועד לסייע לך להפסיק לשתות, להשתמש בסמים או לעשן.

- להשתמש בתירוץ "זה משעמם" כדי להימנע מהשתתפות מלאה בעבודתך.

- לתכנן אך לעולם לא לממש את יעדיך העיקריים בחיים.

זמן יקר יותר מכסף

הזמן הוא מעסיק המעניק הזדמנות שווה לכולם. לכל אדם ניתן מספר שווה של שעות ודקות מדי יום. חשוב על כך. אנשים עשירים אינם מסוגלים לקנות יותר שעות. מדענים אינם יכולים להמציא עוד דקות. לא תוכל לחסוך זמן ולהקדישו ליום אחר.

לעומת זאת, תוכל לבזבז זמן. מרבית בני האדם מבזבזים שעות מדי יום ומשחיתים זמן יקר. כמה פעמים אמרת לעצמך, "להיכן הלכתי היום? לא עשיתי כלום," או "איני מסוגל אפילו לזכור מה עשיתי אתמול." הזמן חולף ולא תוכל להשיבו. התבוננות בדמויות החולפות על פני מסך הטלויזיה היא בזבוז זמן. הישראלי הממוצע מבלה יותר מידי שעות בשבוע כשהוא דבוק למסך הטלויזיה.

גם כך, הזמן הוא הוגן וסלחני בצורה מדהימה. אין זה משנה כמה זמן בזבזת בעבר, עדיין כל יום המחרת לפניך. אם בזבזת שעה בדחייה, עדיין עומדת לרשותך השעה הבאה שבה תוכל להתחיל ולעבוד על הקדימויות שלך.

הדרך היחידה להרוויח זמן היא להשתמש בו בצורה נבונה. כדי להגיע להצלחה אתה חייב לדעת כיצד לנצל את הזמן שלך במלואו. אנשים מצליחים משתמשים בכל רגע פנוי - רבע שעה בין פגישות, נסיעה של מחצית השעה באוטובוס, רגעים בודדים פה ושם - כדי לתכנן, לקבוע קדימויות וליישם. הצלחה תלויה בשימוש מוצלח בזמן.

מפסידנים מדברים על "להרוג זמן", אדם שהורג זמן הורג בעצם את סיכויי ההצלחה שלו. ודאי שמעת לא פעם את הביטוי "זמן זה כסף." אנשים הישגיים יודעים כי זמן שווה יותר מכסף. זמן הוא המרכיב היקר ביותר של הקיום האנושי.

מעצם העובדה של קיומך, ניחנת בשפע של זמן. נצל אותו - השתמש בכל רגע יקר.

עשר טכניקות לבלום נטיה להשהיה ודחיית דברים

1. הקדש חמש דקות, מיד עכשיו, כדי להגדיר מה אתה דוחה. רשום את כל הפעילויות שאתה נוטה להשהות או לדחות.

2. בצע אחת ממשימות אלו מיד. את האנרגיה שהיית מקדיש לתירוצים הפנה לפעילויות שנמנעת מהן. פעולה מגבילה חרדה.

3. אם החלק הקשה ביותר הוא להתחיל, קבע משבצת זמן מיועדת כדי לבצע את המשימה. לדוגמא, קבע ביום שלישי בבוקר בשעה אחת עשרה. עליך להתחייב רק לחמש עשרה דקות בלבד. תתפלא להיווכח כמה מהר אותה רבע שעה עוברת ואתה עולה על המסלול לקראת השלמת עבודתך.

4. נצח את השיעמום על ידי הפעלת שכלך. בשעת ישיבה, חשוב על שאלה המהווה אתגר. במהלך ארוחת צהריים והפסקות למנוחה, נצל את הזמן לחלומות יצירתיים וקביעת יעדים.

5. דמיין לעצמך שנשארה לך שנה אחת בלבד לחיות. אלו דברים חשובים תעשה, כיצד תקצה זמן כדי להשיג כמירב יכולתך? תרגיל מחשבה זה הוא שיטה אחת של היצמדות לקדימויות.

6. אל תדאג בנוגע לשלמות. מה שחשוב הוא איכות המאמץ ולא התוצאות המושלמות.

7. הימנע משימוש במשפטים כגון "הייתי רוצה...." "אני  מקווה..." "אולי אני..." תחת זאת, אמור לעצמך, "אעשה זאת!"

8. אם מה שאתה דוחה נוגע לאנשים אחרים, התייעץ בהם. יתכן כי הנימוקים שאתה מעלה לדחיית הפעולה עשויים להיות דמיוניים. האנשים המעורבים בעניין יכולים להעניק לך אומץ ועידוד לבצע את יעדיך.

9. אם אתה חושש מתוצאות הפעולה שניסית למנוע, שאל עצמך, "מה הדבר הגרוע ביותר שיכול לקרות לו אעשה זאת היום?" מרבית הסיכויים כי הגרוע ביותר יהיה דבר של מה בכך.

10. דמיין לעצמך כיצד תחוש חופשי כאשר המשימה תושלם. חופשי מחרדה. חופשי מספיקות עצמיים מתישים. חופשי מלחץ 'מנדנד'.

סוד קביעת הקדימויות

מרבית בני-האדם יודעים באופן מעורפל בלבד מה עליהם לעשות במשך היום. אנשים רבים ירכיבו רשימה כאשר הם עסוקים במיוחד או כשהם ניצבים בפני תאריך יעד לוחץ להשלמת משימה. אולם, מעטים האנשים המנהלים רשימה של כל מה שהם עושים מדי יום.

נשמע מסודר מדי? בעולם העסוק והלחוץ שבו אנו חיים, זו הדרך היחידה לבצע קדימויות. גם אם אתה מאמין בזה או לא, רשימת "דברים לביצוע" פשוט תקל עליך את החיים. זהו מכשיר הכרחי לכל מי ששואף להצלחה.

קח בלוק נייר, מחברת קטנה כרוכה בספירלה מספיקה לשם כך. כעת רשום את כל המשימות החשובות ביותר שעליך לבצע. ביניהן יתכנו: לקבוע פגישה, לצלצל למישהו, להעלות נקודות בישיבה, לאסוף נתונים, לבדוק אפשרויות לגבי פרויקט חדש, לקבל החלטה, להוציא תכתובת. יש לדייק בהגדרת המשימות. לפצל משימות גדולות וארוכות טווח. אין צורך לרשום פריטים שגרתיים. להתמקד במשימות בעלות קדימות גבוהה.

בחן את רשימתך וקבע מספר לכל פעילות לפי סדר החשיבות. חשוב האם ניתן להאציל לאחרים משימה כלשהי. יתכן כי פריטים אחדים יזכו לטיפול טוב יותר על ידי הממונה הישיר שלך, כפיף או עמית לעבודה בחטיבה אחרת.

התחל מייד בהתמודדות עם קדימות מס' 1 ברשימתך. היצמד אליה עד לסיומה. לאחר מכן, מחק אותה מהרשימה והתחל במס' 2. עבור למשימות הבאות. מחק כל משימה שהושלמה. בסוף יום העבודה, הכן רשימה חדשה למחר. העבר כל פריט שטרם סיימת לעמוד חדש והתחל במשימות חדשות. שוב, קבע קדימות עליונה למשימה הדחופה ביותר וכן הלאה, במורד הרשימה. עשה כך מדי יום. תתפלא עד כמה הרשימה מצליחה וכמה אתה משיג.

יש אנשים המגלים כי הם מעדיפים לחלק את רשימות הקדימות שלהם לשלוש קבוצות של דברים לביצוע:

* מייד

* לפני סיום היום

* כשיהיה זמן.

תוכל לחלק את הרשימה לשלוש קבוצות א, ב, ו-ג': "פעולה מיידית," "תוך זמן קצר," ו"סובל דיחוי." אפשרות אחרת היא חלוקה לקדימויות על פי צבעים - אדום ל"דחוף", כחול ל"תוך זמן קצר," ושחור ל"כשיהיה זמן."

כמובן שיהיו ימים בהם לא תהיה מסוגל לסיים כל מה שברשימה. אולם, עליך להיות מוכן להשלים כמעט את כל הקדימויות העליונות שלך, רבות מן הפעילויות המישניות ואחדות מן הפריטים הנמצאים בתחתית סולם העדיפויות. אם תגלה שאתה מוחק את כל הפריטים בהצלחה מרשימת "כשיהיה זמן" אך גורר אחריך את כל הפריטים ה"דחופים" מיום ליום, יהא זה סימן עבורך שעליך לארגן מחדש את זמנך ולהשתמש בו בצורה נבונה יותר.

בכל שיטה בה תשתמש, מה שחשוב הוא שתוכל לראות במבט אחד מהן המשימות החשובות ביותר שיש להשלים. אחד הסודות החשובים להשגת הצלחה הוא קביעת קדימויות.

כמה טיפים בנושא

1. עיקרון פארטו, המכונה לעתים חוק 20/80 גורס כי 20% מפעילויותיך אחראיות ל80%- מהתמורה שאתה מקבל מעבודתך. יתר 80% הפעילויות אחראיות ל20%- בלבד מהתמורה שאתה מקבל בעבודתך. לפיכך, חשוב לך להגדיר את הפעילויות המעטות והחיוניות המעניקות לך תמורה גבוהה בחייך ובעבודתך ולהקדיש להן את מרבית זמנך.

2. קבע תאריכים סופיים להשלמת פרויקטים ופעילויות חשובים. הדחיפות מניעה אותנו לפעולה.

3. הרגל עצמך להיות ממושמע ולעבוד תמיד על הפריט החשוב ביותר.

4. קבע לעצמך לפחות שעה אחת ללא הפרעות מידי יום שבה תוכל לעבוד על הפעילות בעלת הקדימות העליונה. קבע פגישה עם עצמך ביומנך האישי.

5. בחן עצמך לעתים קרובות בשאלה, "מהו הדבר החשוב ביותר שעלי לעשות כעת?"

6. קח לך פרק זמן ללא הפרעות. שב בשלווה ותכנן קדימויות. תמורת פרק זמן קצר שהוקדש לתכנון, תזכה לשעות של יעילות ואפקטיביות משופרות.

7. פעל בשיטת "עשה זאת עכשיו!".

8. בהחליטך על אלו פרויקטים לעבוד, התמקד בפרויקטים בעלי פוטנציאל הרווחיות ו/או התמורה הגבוהים ביותר.

9. נהל שלושה תיקים: 1) חייב לעשות כעת; 2) חייב לעשות השבוע; ו3-) פרויקטים עתידיים. העבר פריטים מתיק אחד לאחר, לפי הצורך.

10. רשום פעילויות או פרויקטים מרכזיים על גבי כרטיסיות. לאחר מכן סדר את הכרטיסיות לפי סדר קדימויות. תוכל גם לציין על גבי הכרטיסיות הערות בנוגע למעמד הפרויקט או הפעילות.

11. מרק טווין הגדיר קדימויות בנוסח הבא: "אם עליך לבלוע שתי צפרדעים, אל תבלע קודם את הקטנה". הבטח לעצמך שאתה מתכונן להצלחה. בצע דברים לפי סדר הקדימויות ההולם.

12.תלה שלט במקום שיבלוט לעיניך. על השלט תיכתב השאלה: "האם מה שאני עושה כעת מסייע לי להשיג את יעדי?"

13. כתוב משימות בעלות קדימות גבוהה על גבי פתקים ושמור אותם לפניך.

14. שבץ במסגרת הקדימויות שלך זמן המוקדש למשפחה.

15. בצע את הפרויקטים החשובים ביותר שלך בשעה שבה אתה נמצא "בשיא היעילות שלך".

16. הפוך כל אירוע של מחיקת פעולה בדרגת קדימות גבוהה לאחר השלמתה, לטקס של ניצחון אישי. זוהי הכרה עצמית באפקטיביות האישית. מגיע לך!

17. שכח את "אלפי הפרטים" - התרכז בעיקר.

18. אי אפשר לבצע הכול על הצד הטוב ביותר. יש דברים שניתן לעשותם באופן סביר. אתה תקבע מתי מתאים ביצוע מושלם ומתי יש צורך להסתפק בביצוע סביר.



Copyright © by Meir Liraz. All rights reserved