אימון עסקי | אסטרטגיה עסקית | מאמן עסקי | פיתוח ארגוני
למאגר הרעיונות והטיפים בניהול - דף ראשי | ספרי הצלחה וצמיחה אישית (חינם) | ספרי ניהול ועסקים

האצלת סמכויות: איך להאציל סמכויות ולהטיל משימות

מתוך הספר: "איך להאציל סמכויות ולהטיל משימות"

יום אחד שאלה רותי הקטנה את אימה: "אמא, למה אבא מביא כל יום הביתה כל כך הרבה עבודה מהמשרד?"

"כי הוא אינו מספיק לגמור את כל העבודה", השיבה האם.

"אז למה לא מעבירים אותו לכתה ברמה נמוכה יותר?", הגיבה רותי.

אם אינך רוצה שיעבירו אותך לכתה ברמה נמוכה יותר אתה חייב להאציל סמכויות ולהעביר חלק מן המטלות שלך לכפופים לך. אף אחד לא יכול לעשות הכל לבד. האצלת סמכויות בדרך אפקטיבית תעניק לך יותר זמן לעבוד על הזדמנויות חשובות וגם תסייע לאחרים המצויים בצוות שלך לרכוש כישורים חדשים.
הנה כמה רעיונות ועצות בתחום האצלת סמכויות והעברת מטלות:

* האצלת סמכויות מסייעת לאנשים לצמוח תחתך בארגון. כך אתה עשוי לטפס בדרגי הניהול. יהיה לך יותר זמן ותוכל להירתם לפרויקטים בעלי עדיפות גבוהה יותר.

* העבר לאחרים נתחי עבודה שלמים ולא רק משימות ופעילויות חלקיות.

* הגדר במדויק מה התוצאה הדרושה לך והנח למקבל המשימה לחשוב באופן יצירתי כיצד להגיע לתוצאה זו.

* הגדר במדויק תחומי סמכות המתלווים לעבודה שהעברת. האם האדם שקיבל את העבודה יכול להעסיק אנשים שיעבדו אתו? האם ישנן מגבלות בקשר להוצאות?

* תקני ביצוע ברורים יסייעו לאדם לדעת מתי הוא מבצע בדיוק מה שמצפים ממנו.

* כאשר אתה הנך האדם לו מעבירים סמכות, פעל כדי להקל על עבודת המנהל שלך ולתרום לקידומו. הדבר יתרום גם לקידומך.

* הערך פעילויות שגרתיות בהן אתה מעורב. האם ניתן לבטל או להאציל חלק מהן?

* לעולם אל תשגה בהערכה נמוכה מדי לגבי הפוטנציאל של אדם מסוים. הטל עליו קצת יותר ממה שהוא מסוגל להתמודד אתו, על פי הערכתך. עודד אותו ותן לו להבין שאתה מצפה ממנו להצליח, במרבית המקרים תופתע לטובה.

* צפה לעבודת צוות מושלמת מהכפופים לך. כלומר, כאשר ישנה בעיה עליהם לבוא אליך ולהציע לך חלופות והצעות. אין זה מספיק לשאול את המנהל: "מה לעשות?"

* אל תימנע מלהעביר עבודה למישהו כיוון שאינך יכול להעביר לו את כל הפרויקט. תן לאותו אדם להתחיל בפלח מהעבודה. לאחר שילמד ויבצע אותה, הוא יוכל לקבל חלק גדול יותר ואחריות רבה יותר.

* סכם נוהל לפיקוח או בקרה. כך תוכל להתעדכן בקשר להתקדמות הפרויקט כיוון שבסופו של דבר אתה אחראי לו ועליך לדעת האם הוא מתקדם כמו שצריך. במלים אחרות - אם אינך יכול לבקר את העבודה - אל תעביר אותה.

* היה פתוח לרעיונות חדשים ודרכים חדשות לביצוע דברים. אל תתעקש שיבצעו כל דבר תמיד בדרך שלך. תמיד יכולה להיות דרך טובה יותר לביצוע דברים.

* האצלת סמכויות איננה הטלת משימה. אתה מבקש מאדם ליטול על עצמו אחריות לפרויקט. הוא רשאי להשיב בשלילה.

* עודד את עובדיך לבקש לבצע חלקים מעבודתך.

* לעולם אל תיקח בחזרה משהו שהעברת לאחר רק מפני שאתה יכול לבצע זאת טוב יותר או מהר יותר. עזור לאדם המבצע ללמוד כיצד לעשות זאת בצורה טובה יותר.

* אתה והאדם שלו אתה מאציל סמכויות צריכים להסכים בדבר תדירות מפגשי המשוב או הדיווחים. תקשורת טובה מבטיחה הצלחה מתמדת.

* האצלת סמכויות מחזקת את מעמדך. היא מוכיחה שאתה מבצע את תפקידך כמנהל - משיג תוצאות בעבודה עם אחרים. הדבר יתרום לסיכויי הקידום שלך.

* האצלת סמכויות היא נטילת סיכון שהאדם האחר עלול לשגות. אולם, אנשים לומדים משגיאות ויוכלו לבצע דברים בצורה הנכונה, בפעם הבאה. היזכר במקרים בהם העבירו לך פרויקטים ואתה עשית 'בלגן'. גם אתה למדת לקח חשוב.

* ברר מהם תחומי העניין והכישורים של עובדיך. כך תוכל להאציל סמכויות בדרך נבונה ואפקטיבית יותר.

* כל עובד יתלהב מהפרויקט אם הוא עצמו יחשוב כיצד לבצעו. זאת לעומת מקרה שבו ה'בוס' אומר לו מה לעשות.

* היזהר מפני נסיון של הצוות להחזיר אליך סמכויות. כאשר העובדים יבקשו ממך להחליט בנוגע לפרויקט, בקש מהם לחשוב על מספר חלופות. לאחר מכן היפגש אתם לדון בחלופות אלו. בדרך זו האחריות לפעולה תהיה מוטלת על חברי הצוות.

* אל תעשה עבודה שאדם אחר מוכן לעשות עבורך, אם רק תבקש ממנו.

* "הורד" סמכויות כלפי מטה בדרך של אכפתיות וסיוע.

* זכור, אינך היחיד שמסוגל להגיע לתוצאה סופית. בטח באחרים שיהיו מסוגלים להשיג זאת.

* פצל עבודות גדולות לחלקים שתוכל לנהל. העבר חלקים מהעבודה לאנשים הזמינים לביצוע.

* נהל מעקב יסודי, עד לסיום הפרויקט.

* עמוד בפני הפיתוי לפתור את בעיות הזולת. כל אחד צריך ללמוד בעצמו. אתה יכול להציע הצעות ואולי גם להגביל את עובדיך, אך תן להם מספיק חופש לנקוט בפעולה משלהם.



Copyright © by Meir Liraz. All rights reserved