מנהיגות - ניהול אנשים - איך לנהל אנשים ביעילות

סגנונות ניהול בארגון | אימון מנהלים | הרצאה על מנהיגות | קאוצינג

למאגר הרעיונות והטיפים בניהול - דף ראשי | ספרי הצלחה וצמיחה אישית (חינם) | ספרי ניהול ועסקים

מנהיגות - ניהול אנשים - איך לנהל אנשים ביעילות

מתוך הספר: "אומנות ההנהגה וההשפעה על אנשים"

מספרים על אותו אדם אשר שהה במיסעדה וביצע שיחת טלפון. "מר כהן?" הוא אמר אל תוך השפופרת. "שמעתי שאתה מחפש עוזר ניהולי". הוא האזין לתשובה. "או, כבר מצאת מישהוא לפני כמה חודשים ואתה מרוצה ממנו. אם כך, תודה בכל מקרה, אני מקווה שתמשיך להיות מרוצה ממנו."

כאשר הוא הניח את שפופרת הטלפון, העיר כנגדו מנהל המסעדה, "במקרה שמעתי את השיחה שלך, אני מצטער שלא התאפשר לך לקבל את התפקיד".

"או, זה בסדר," ענה האיש. "זה היה הבוס שלי. התחלתי לעבוד אצלו כעוזר מינהלי לפני שלושה חודשים. התקשרתי רק כדי לדעת מה דעתו עלי."

מהו מוסר ההשכל מן הסיפור? המנהל היעיל דואג שאנשיו ידעו כיצד הם מבצעים את תפקידם.
ובאותו הקשר, שאלו פעם את צ'רלס שוואב, אשר נכנס למיתולגית הניהול האמריקאית כאחד מן המנהלים המוכשרים בארה"ב, מדוע הוא שווה שכר של 3,000 דולר ליום או מיליון דולר לשנה. צ'רלס שוואב ענה, "אני מחשיב את יכולתי לעורר התלהבות בקרב אנשי כתכונה החשובה ביותר שלי, והדרך להוציא את המירב מאנשי הינה על ידי הבעת הערכה ועידוד, לכן אני נלהב לשבח אבל ממעיט להטיל ביקורת. אם משהוא מוצא חן בעיני, איני מהסס לשבח ולהביע הערכה נילהבת.

בראיון מאוחר יותר, כאשר הוא מגיב לשאלה דומה בנושא הצלחתו כמנהל, התיחס שוב צ'רלס שוואב לאמונותיו. "בכל ניסיוני הרב, לאחר שפגשתי הרבה אנשים גדולים, מכל קצוות העולם", הכריז שוואב, "טרם פגשתי אדם, מצליח עד כמה שיהיה, אשר לא התאמץ יותר והפיק מעצמו יותר באוירה של הכרה ועידוד מאשר באוירה של ביקורת".

תכונת המנהיגות אינה באה באופן אוטומטי ברגע שמינו אותך לנהל אנשים. המנהיגות מתבטאת בהענות הכפיפים. אם העובדים אינם נענים להנהגתו של המנהל מרצונם החופשי - אם יש צורך להכריח אותם כל הזמן לבצע את תפקידם - אותו מנהל אינו יכול להיקרא מנהיג.

דוויט אייזנהואר, הגנרל האמריקאי הידוע שהפך אחר כך לנשיא ארה"ב נהג להדגים את אומנות ההנהגה בעזרת פיסת חוט פשוטה. הוא היה מניח את החוט על השולחן ואומר, "משוך את החוט, והוא ילך לכל מקום שתוביל אותו. דחוף אותו והוא ילך לשום מקום. כך הדבר גם כאשר מנהיגים אנשים".
מנהלים יעילים יודעים כי הם יכולים להפיק את המקסימום מן הכפופים להם על ידי כך שיעבדו איתם, יעזרו להם לעשות את המיטב, יראו להם כיצד להיות פוריים יותר. אבל נסה לדחוף או להכריח אנשים להתאמץ, ותחוש שאתה ניתקל בקיר אטום. מנהלים מוכשרים אינם דוחפים, הם מושכים.

הנה שורה של רעיונות ועצות אשר יעזרו לך להיות מנהל יעיל ולהוציא את המקסימום מן הכפופים לך:

* "גלה" עובדים המבצעים דברים באופן נכון והבא זאת לידיעתם.

* השתמש במשוב כדי להתעדכן בדברים שאנשים אחרים עושים בתחום תפקידך וסמכויותיך.

* נהל ישיבות סדירות שיתמקדו בפרויקטים שאתה אחראי להם.

* תן הנחיות מתאימות. אם דברים אינם מתבצעים כהלכה אתה מפסיד זמן.

* הכשר אחרים לבצע משימות. אינך יכול לעשות הכל. גם האחרים אינם יכולים לבצע משימות אם לא הוכשרו בהתאם.

* צפה מהאחרים להצלחה. כאשר אתה מאמין כי הזולת נאמן, מסור ועושה עבודה טובה, הוא ישתדל לקיים את ציפיותיך.

* עזור לאחרים להיווכח בתועלת שתצמח להם מביצוע עבודתם. אז באמת יחושו הנעה.

* אל תימנע משיחה עם עובד בעל ביצועים גרועים. אם לא תטפל במצב, הדבר יפגע בעובד זה, בארגון ובך.

* אל תשתלט על אחרים. הדבר מתסכל אותם וגוזל מזמנך.

* התמקד בתוצאות, לא בפעילויות או באישיות.

* גמול לאנשים עבור התוצאות שהם משיגים.

* נהל על ידי סיור בשטח. התבונן במה שאנשים עושים והקשב לדבריהם.

* הפוך את האיכות לערך כפייתי, בייחוד כאשר מדובר בפרטים הקטנים.

* שלח הודעות ומזכרים כדי להביע תודתך.

* הענק לעובדים משוב פתוח, ישיר ומיידי על ביצועיהם בפועל, בהשוואה לביצוע שאמורים היו להשיג. העובדים יגלו נטייה לתקן את ביצועיהם הלקויים.

* האזן האזנה תמימה. אל תדבר, תן לאחרים להסביר מדוע הם עושים דברים מסוימים. כך תלמד דברים רבים.

* נהל על פי דברים יוצאי דופן. כאשר הכל הולך כשורה, הנח לעובדים. כאשר צצה בעיה, הושט עזרה.

* לעולם אל תחפש על מי להטיל את האשמה. התמקד תמיד בבעיה.

* איחורים והיעדרות הם אחת הסיבות העיקריות לאובדן תפוקה וחוסר אפקטיביות.

* לעולם אל תתעלם מבעיה של אחד מעובדיך. יתכן שלך זה נראה דבר של מה בכך, אך לאדם השני זו בעיה שתמשיך להרוס את זרם המחשבה.

* עשה לעצמך כלל אישי ואתגר. הגב בתוך 24 שעות מרגע קבלת בקשה מעובד.

* צמצם למינימום את המזכרים על לוח המודעות. אנשים יבזבזו פחות זמן בעמידה ליד הלוח ובקריאת המודעות.

* תן לעובדים הזדמנות להביע דעות והצעות בחופשיות, ללא חשש ללעג או לביקורת.

* כאשר אתה עומד לבצע שינוי שישפיע על אחרים, ערב אותם לפני ביצוע השינוי. מעורבות זו תגביר את המחויבות כלפי הצלחת השינוי, לאחר יישומו.

* תלה כרזות קטנות עם רעיונות חשובים, בסביבת המשרד.

* עובדים הם המשאב היחיד בארגון, שערכו יכול לעלות בעזרת ההכשרה המתאימה. כל שאר המשאבים מאבדים מערכם.

* אנשים רוצים להיות מעורבים במשהו חשוב. תן להם פרויקט שלם או נתח חשוב של הפרויקט כדי שיעבדו עליו.

* עליך להשתדל להצמיד את השכר להערכת ביצועים והשגת יעדים.

* במקום לצוות על עובד מה לעשות פנה אליו בבקשה, "האם תעשה זאת עבורי?"

* אם תיתן לעובדים ספרון הדרכה בסיסי, הם לא יפריעו לך בשאלות.

* שים לב לפרטים הקטנים. הפרטים הגדולים בולטים וזוכים לטיפול.

* שמור על פתיחות מחשבתית. היה פתוח לרעיונות חדשים. נהג כך, ותימנע מיצירת מכשולים שאינם קיימים.

* השתדל שלא לבקש מאחרים לעשות למענך דברים אישיים חסרי ערך.

* נהג לומר תודה לאנשים עמם אתה נמצא בקשר.

* חיוך חם ולחיצת יד הגונה פורצים מחסומים.

* חייך. הרגשתך תהיה טובה יותר והחיוך מדבק. כל הארגון מזדעזע כאשר ה'בוס' מחמיץ פנים. לעומת זאת, כאשר ה'בוס' מחייך, כל הארגון מחייך.

* השתדל להיות "קליל" במקום להפוך לרציני מדי. רצינות חוסמת יצירתיות.

* עבוד עם כל אדם כדי ליצור תקני פעולה סטנדרטיים לכל עבודה שהוא מבצע. כך תחסוך שאלות חוזרות.

* הבא לידיעת אנשים מדוע עליהם לבצע דבר מסוים. כאשר יתברר להם מקומם בחזון הגדול, התפקיד יקבל משמעות.

* מוסיקת הרקע צריכה להיות רכה וחיונית - לא איטית אך גם לא מוסיקת רוק.

* כדי להכניס את העובדים לאוירת עבודה כבר בתחילת היום, פתח כל יום בישיבה של 5 עד 10 דקות ממש בשעת התחלת העבודה. אנשי הצוות יתמקדו, יעלו על הכיוון הנכון ויוכלו להתחיל בעבודה.

* נהג על פי כלל הזהב בעסקים: נהג בזולת כפי שהיית נוהג כלפי עצמך. כך תשלוט ההגינות בעסקך.

* נהג על פי כלל 'הזהב' ביחסים בין-אישיים: "נהג בזולת כפי שהיית רוצה שינהגו כלפיך." כאשר תוכל לבצע דברים כפי שאחרים מעדיפים זאת, הם יחושו יותר בנוח בשתפם פעולה אתך.

* השג מחויבות של האחרים כלפי תאריכי יעד. שאל את העובד "מתי תוכל לעשות זאת עבורי?"

* הפוך את המחויבות לעובדה מוגמרת בשאלה, "האם תוכל להבטיח לי שתגמור זאת עד אז"?

* הכן את הרקע לשיתוף פעולה עם אחרים על ידי: א. הצגת הרעיון; ב. גירוי מתמשך באמצעות שיחה על הרעיון ו- ג. לגרום לאחרים להשקיע על ידי שיתופם בתכנון.

* אם אינך יכול להגיע להסכמה או להשיג מחויבות מאדם אחר בפגישה, הסכם שלא להסכים. אולם, תעד את דעתך במזכר המאשר זאת.

* מתן הכרה באנשים יוצרת אצלם אנרגיה. הם יפנו אנרגיה זו להגברת פריון העבודה.

* נצל את הפוטנציאל של אנשים העובדים עבורך. תן להם הזדמנויות לחשוב על דברים בכוחות עצמם במקום להורות להם כיצד לבצע כל דבר.

* תן תמיד לאנשים להנות מהספק. יתכן שהם אינם הגורם לבעיה וכי הגורם הוא מעבר לשליטתם.

* כאשר אינך יודע את התשובה לשאלה שהוצגה לך על ידי אחד מעובדיך, הודה בכך. לאחר מכן הצב בפני השואל את האתגר לחקור בנושא ולהחליט מה התשובה הטובה ביותר. הדבר יסייע לצמיחה של אותו אדם.

* היה עקבי ונהל מעקב.

* אם בעת היעדרותך מהמשרד, אחדים מעובדיך ביצעו עבודה נהדרת, טלפן להם בערב הביתה והודה להם באופן אישי על מה שעשו. אל תחכה עד למחרת כאשר תפגוש אותם בעבודה.

* אם ידוע לך שאדם מסוים יגיב בכעס על הערה מסוימת, הימנע מהערה זו. הערה כזו אינה בונה ועלולה לפגוע במערכת היחסים. במלים אחרות, "אל תדרוך על יבלות".

* כאשר אתה מעריך עובד על מעשיו, אמור לו זאת והעלה הערכתך על הכתב. על מנת שההערכה החיובית שלך תיכנס לתיקו האישי.

* ערוך סקר דעות כדי לקבוע כיצד אנשים רואים את הארגון. כך תוכל לאתר בעיות כלשהן בעודן באיבן.

* עליך לעודד הקצאת פרקי זמן שיוקדשו לפעילות רציפה ללא הפרעות, כגון שעה שקטה במחלקה או שעה המוקדשת לעבודה בקבוצה.

* כאשר אתה מבקש מעובד לעשות דבר מה, הבא לידיעתו מה משמעות הדבר לגביו ולגבי הארגון. אל תתמקד רק בתרומה לארגון ולעצמך.

* ה'בוס' הוא לעיתים קרובות מודל החיקוי של העובדים. שמש דוגמא חיובית לאנשים המתבוננים ומחכים לראות כיצד תתנהג. הם ישקפו זאת בהתנהגותם. היה מנהיג הנותן מופת לאחרים.

* היה חבר בקבוצה נבחרת יחד עם האחרים. העקרונות המנחים יהיו: הגינות, נחישות, ידידות וראייה לעתיד.

* אל תעזור לאחרים אלא אם כן הם זקוקים לכך ומבקשים עזרה.

* עודד את אנשיך להציע רעיונות חדשים ודרכים חדשות לביצוע דברים. תן להם תגמול בדרך של הבעת כבוד והכרה על הרעיון.

* אם רעיון חדש אינו מצליח, לפחות שבח את העובד על המאמץ כך שבעתיד ימשיך להעלות רעיונות חדשים.

* פעם בחודש, היפגש עם כל עובד בצוותך כדי לאתר בעיות או דאגות שעלולות לצוץ אצלו, לפני שיפרוץ משבר.

* השתדל להיות אדם שאחרים רוצים לעזור לו ולעבוד עבורו.

* היה גמיש. עשה מה שנדרש כדי לבצע את העבודה. אל תשכח, התוצאות קובעות ולא הפעילויות.

* ככלל (שיש לו גם יוצאים מהכלל), חשוב יותר לבצע דבר מה מאשר לבצעו באופן מושלם. לשלמות יש מחיר גבוה ולעתים מחיר זה אינו משתלם.

* בעת העברת מידע או מסירתו, אל תמהר. הקדש את מלוא הזמן הדרוש להבנה מלאה. הדבר ימנע בעיות ואי-הבנות בעתיד.

* כל אימת שיש לך דיון חשוב עם אדם מסוים, קבע תאריך וזמן מוגדר למעקב. רשום זאת ביומנך.

* לעולם אל תטיח ביקורת בעובד בפני אחרים. נהל כל שיחה שמטרתה להביא לתיקון, בארבע עינים.

* עליך להעסיק אנשים שכישוריהם ותחומי העניין שלהם תואמים את צרכי הארגון. ככל שההתאמה טובה יותר, כך משתפר פריון העבודה וגדלה ההנעה של אותו אדם.

* התייחס לאנשים כאל בני-אדם ולא כחפצים.

* אדם הנוהג להתפרץ בחמת זעם מבריח את האחרים. הם אולי לא יסתלקו מהמקום, אבל מבחינה מחשבתית 'לא יהיו אתך'.

* נהל תיק "רגשות חמים" לכל עובד. בתיק זה תנהל מעקב על כל המחמאות שהענקת לאדם זה ומחמאות שבדעתך להעניק.

* ערוך ישיבות סדירות לסקירת ביצועים וקביעת יעדים, עם כל אחד מעובדיך, לפחות פעם בשלושה חודשים.

* נהל "דיוני התפתחות" סדירים עם כל אחד מעובדיך. במפגשים אלו עליך לדון רק בדרך שבה הפרט יכול לצמוח באופן אישי וכיצד אתה וארגונך יכולים לתמוך בו בתהליך הצמיחה.

* מורל נמוך בקרב העובדים עלול להיות סימן לכך שה'בוס' מדבר רק על דברים שליליים או שמשהו שלא בסדר. דאג לאזן הערות שליליות באמצעות הערות חיוביות לעתים קרובות יותר.

* תן לאנשיך לחוש כי אתה נמצא שם כדי לעזור להם ולא כדי לרדוף אותם.

* ספר לאנשיך מה אתה מתכנן לעשות ומתי, כך תוכל להמריצם להשמיע דעות והתנגדויות שבדרך אחרת לא היו מגיעות אליך.

* הקם צוות פעולה שיטפל באופן מיידי בבעיות האנשים וימנע סחבת שרק תחמיר את המצב.

* במקום לשאול את הזולת, "מה אני יכול לעשות עבורך?, שאל "מה אתה יכול לעשות עבורי בפרויקט זה?"

* אל תימנע מלדון עם אחד מעובדיך בצורך לשפר ביצועים.

* עודד פרטים להתחרות בעצמם כדי להשיג יותר. עודד את האתגר האישי של שיפור הפרט - לא להתחרות בזולת אלא בעצמם.

* בחן את היחס בין הערות חיוביות ובין הערות שליליות שאתה משמיע באוזני אחרים. השמע במתכוון יותר הערות חיוביות.

* דרוש מעובד להיות אחראי למעשיו.

* עשה דברים למען הזולת. כך תגדל נכונותם לעשות דברים עבורך.

* שקול הענקת חופשה או זמן למנוחה כתמורה על השלמת משימות לפני המועד.

* הקם תוכנית הכשרה והתמצאות לכל העובדים החדשים. התוכנית תסייע להם להתמצא במקום העבודה. הם ילמדו היכן מחזיקים דברים מסוימים ומדוע.

* דאג להתעדכן בנוגע לצרכים ולאינטרסים של כפיפיך. ניתן לתכנן פרויקטים ולהפעילם בדרך יעילה יותר אם תהיה מעודכן.

* אם הפרטים זקוקים לעידוד כדי לנקוט פעולה, הצג להם שאלות של, "אם.. אז..." כך תסייע להם לראות מהן אפשרויות הפעולה בהן יוכלו לבחור.

* הבא לידיעת האנשים שאתה יודע כי הם מסוגלים לעשות זאת.

* הצג שאלות באופן יצירתי. כך האדם שצריך לפעול יציע באיזו פעולה לנקוט.

* קבע תמריצים לתגמול על ביצוע רצוי.

* ברר אצל אחרים את הערכתם לגבי משך ביצוע פרויקט. כאשר אפשרי, השג הסכמה. לגביך, אנשים אלו יהיו אחראים ליעד זה.

* בצע את הפעולות השגרתיות של עובד מסוים, כך שיוכל לעשות את העבודה לה אתה זקוק, ללא הפרעות.

* בדיוק כשם שאתה עושה בחיק המשפחה, פצל משימות גדולות לפעילויות קטנות ומשעשעות. התענג על ביצוע הפעילויות יחד עם כל חברי הצוות.

* אם עובד מסוים עומד לצאת לחופשה, סכם אתו רשימה של פעילויות ל"ביצוע" שעליו להשלים לפני כן.

* אל תמהר לשפוט אחרים. למד להאזין בקשב לפני שתסיק מסקנות.

* שקול לחלוק רעיונות ואחריות עם אחרים במקום להטיל על אדם אחר לבצע דברים עבורך או לעשות זאת בעצמך.

* החדר באחרים רצון להגיע לרמות הישגים גבוהות יותר באמצעות משוב, עידוד, ורעיונות חיוביים.

* אל תבקש ממי שעסוק לעשות דברים למענך. חפש את האדם העסוק שגם משיג תוצאות. זהו ביצועיסט ולא סתם אחד ש'עושה רוח'.

* אל תהיה שמרטף לאחרים. אל תדאג להם כל הזמן ותורה להם מה לעשות. הצב להם אתגרים ולמד אותם לחשוב ולבצע דברים באופן עצמאי.

* שקול תוכנית תמריצים כדי לגמול על רווחי פריון.

* אם אתה פשוט יכול לבקש ממישהו לעשות משהו עבורך והוא יעשה, אין צורך שתעשה זאת בעצמך.

* עליך להבהיר מי יעשה מה, עד מתי ובאיזה מחיר. לאחר מכן הגדר מי צריך לדעת על כך ומתי יש להודיע להם.

* לגבי אנשים שאתם אתה עומד בקשר קבוע, נהל רשימת דברים לדיון אתם. לאחר מכן כאשר תפגוש אנשים אלו או תקרא להם לשיחה, תוכל לעבור על כל הסעיפים שהצטברו ברשימה.

* הכר בכך שאינך האדם היחיד המסוגל לבצע עבודה בצורה טובה. בטח באחרים שיבצעו דברים עבורך.

* ארגן, האצל סמכויות, פקח.

* רגע לפני שתתחיל נושא או פרויקט חדש, הקדש לו מחשבה.

* אל תדאג מי יקבל את השבחים עבור השלמת פרויקט. התמקד במשימה שיש להשלים ובצע אותה.

* כאשר אתה זוכה בשבחים על פרויקט שהשלמת, הקפד על מסירת השבחים לכל מי שהיה מעורב אתך בפרויקט. כך תטפח את מערכת היחסים ותספק הנעה שתתמוך בך בעתיד.
* התעניין מכל הלב באנשים העובדים למענך ואתך.

* עזור לאחרים להכיר בחשיבותם.

* נהל רשימה של ימי הולדת, נישואין, מתי עובד חוגג כך וכך שנים לעבודתו במקום ותאריכים חשובים אחרים. בכל אחד מהתאריכים ברך את העובד. סמן את התאריך קודם לכן ביומן כך שיהיה לך זמן להתכונן לקראתו.